Profesionalios archyvavimo paslaugos

Dokumentų valdymo proceso sukūrimas

Sklandus dokumentų valdymo proceso užtikrinimas, ypač didesnės įmonėse, yra pakankamai sudėtingas uždavinys. Plečiantis įmonės veiklai, didėja darbuotojų skaičius, apyvarta, natūralu, didėja ir dokumentų kiekis. Tam, kad jie būtų užregistruoti, paskirti vykdyti, paruoštas atsakymas, surinktos vizos, kontroliuojamas užduočių vykdymas, dokumentai pasirašyti, įsegti į atitinkamą bylą, sugaištama nemažai laiko, ypač kai darbuotojai nėra supažindinti su reikalavimais, nenustatytos jų atsakomybės ribos. 

Vykdydami šią paslaugą, apimsime visas dokumentų valdymo sritis – dokumentų parengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą:
* paruošime įmonėje naudojamų dokumentų šablonus (siunčiamų raštų, vidaus raštų, įvairių įsakymų, protokolų ir t. t.);
* paruošime įmonės dokumentų valdymo tvarkos aprašą. Įmonės vadovo pasirašytas, jis bus pagrindinis dokumentas įmonės dokumentų valdymui užtikrinti. Jame nustatytos visos darbuotojų atliekamos procedūros nuo dokumentų užregistravimo, iki jų perdavimo saugoti, nustatyta atsakomybė, dokumentų rengimo tvarka, įvairių dokumentų, pvz., sutarčių, valdymo tvarka ir t.t.
* paruošime įmonės dokumentacijos planą. Jis turi būti parengtas kiekvienais metais ir yra būtinas užtikrinti įmonės dokumentų tvarkymui.
* sutvarkysime įmonės dokumentus;
* įtrauksime sutvarkytus dokumentus į apskaitą;
* perduosime dokumentus į archyvą.